Et oui ! Les devis, les factures, les bons de livraison, tout ça, ça fait parti du jeu de l'entreprenariat ! Mais comment les créer ? Que faut-il rajouter ? Quels sont les outils qui peuvent aider ?
**Je tiens à préciser que tout ce qui est écrit dans cet article, sont les informations que je note sur mes facture. C'est un exemple que je propose !
Par contre, s'il y a des modifications à faire, je suis preneuse ! (car je ne détiens pas une science exacte 👽) Je fais avec ce que j'ai pu constater au fur et a mesures des années, de l'expérience.
Je le répète : s'il y a des articles de loi, des données à préciser, n'hésitez pas à m'en faire part dans les commentaires ! Nous sommes tous là pour apprendre !**
C'est quoi une facture ?
Une facture, qui vient après un devis, est un document qui donne le détail des prestations ou marchandises vendues (merci notre amie Google 🙈).
Un devis est à faire avant une facture, sauf si ça concerne de la marchandise. Généralement, une facture suffit car les clients savent le prix de la marchandises (normalement 🤭).
Y'a pas grand chose qui change par rapport à un devis. Donc, si vous souhaitez savoir comment réaliser d'abord un devis, c'est ici !
Dans le concret, on met ça :
Dans un premier temps, notez vos coordonnées, au haut à gauche, comme pour le devis :
le nom de votre entreprise
votre nom
coordonnées (adresse et adresse mail/téléphone)
votre logo
Vous pouvez et devez préciser si vous êtes "entreprise individuelle" (EI). Dans ce cas, faites ainsi : nom de l'entreprise (EI).
Maintenant, les coordonnées du client, en haut à droite :
le nom de l'entreprise / nom du particulier
nom du contact (si c'est une entreprise)
coordonnées (adresse et adresse mail/téléphone)
numéro de SIRET (si c'est une entreprise)
Après avoir précisez les coordonnées des deux parties, on peut passer aux choses sérieuses !
Vous pourrez compléter avec :
le numéro de la facture (ex. "Facture n*1")
le nom de la facture (ex. "Séance photo famille Dupont")
le numéro du devis référent
la date d'émission de la facture (ex. "Date d'émission 01/01/2024")
la date limite de paiement (ex. "15 jours" / ça peut être 30 jours ou à la réception ou 45 jours fin de mois)
Maintenant, nous pouvons réaliser un petit tableau, comme celui-ci (à l'exemple du devis):
Désignation | TVA % | Montant HT (Hors Taxe) |
Forfait "séance photo famille" | 50 | |
Produits annexes | 15 | |
Cahier des charges | 10 | |
Cession de droit pour 2 ans | 20 | |
Acompte de 30% reçu le 2/01/2024 | -28,5 | |
Total HT | 66,5 | |
Total TTC | 66,5 |
Forfait
Le forfait est la prestation à réaliser. Cela peut être une séance photo entre amis, en famille ou individuelle, pour un mariage, des photos de produits, etc.
Produits annexes
C'est ce que je précise si je sais que le client demande un cadre photo, un album papier, tirage papier ou des accessoires pour la séance. Ce sont les produits qu'il faudra acheter avant ou après la séance.
Cahier des charges
Convenu avec le client, le cahier des charges, c'est les conditions de la séance ou de ce qu'il souhaite obtenir, sa vision du projet (autant de photo, dans quel cadre, lieu, etc). Cela peut se faire en prenant rdv avec, avant la séance, afin d'expliquer les conditions.
Cession de droit
Que se soit pour un pro ou un particulier, je souhaite préciser la cession de droit. Mais, qu'est-ce que c'est ? C'est la période où les clients pourront utiliser les photos. C'est un peu comme une date d'expiration. Passé cette date, normalement, le client ou vous, vous vous recontactez afin de savoir si le client veut a) renouveler sa cession de droit ou s'il veut b) d'autres photos, ou s'il ne veut rien.
Dans le cas b) un nouveau devis, une nouvelle séance, une nouvelle facture, un nouveau délai de cession de droit, etc).
Dans le cas a) renouveler sa cession de droit, cela veut dire qu'il vous devra, dans notre exemple, 20€. Et donc, 20€ tous les deux ans.
Acompte
Si un acompte a été demandé dans le devis, il sera déduit de la facture (comme sur l'exemple).
A savoir en plus, si la facture n'est pas identique au devis, pas de panique ! Si vous avez un doute lors du devis concernant le prix final, vous pouvez spécifier que "Le devis, ayant des produits annexes, peut être différent de la facture (selon si l'estimation des produits annexes est exacte)." Vous pouvez le repréciser lors de la facture et bien évidement en face à face avec le client.
Les petites lignes
Dans la partie "commentaire" ou "texte libre". Vous pouvez inscrire vos coordonnées bancaires ou en RIB par mail en même temps que l'envoi de la facture.
Si la TVA n'est pas applicable dans votre situation, vous pouvez le noter : "TVA non applicable, art.293 B du CGI".
Si la livraison doit se faire en version papier ou version électronique, précisez le :
"La livraison de l'ensemble des photos se fera sous format numérique par lien téléchargeable Wetransfer (lien téléchargeable durant 7 jours) / clef USB / carte SD / etc."
"La livraison de l'ensemble des photos se fera en main propre sous la forme d'un album. Une des photos sera imprimée en 20x30 et livrée avec un cadre de la même taille noir. Les autres photos seront imprimées en 10x15cm.
S'il y a eu un acompte, n'oubliez pas de noter et si c'est possible de le déduire dans la facture directement (voir tableau plus haut).
Après quelques temps, je me suis rendue compte que proposer un acompte pouvait être intéressant, pour les client et pour moi. Pourquoi ? Réponse dans l'article précédent !
Et pas besoin de signature.
En bas de page
Ce qui est indispensable quand on est auto entrepreneur, c'est spécifier notre SIREN pour pouvoir "officialiser" notre devis et pour que le client puisse être rassuré de notre fiabilité : que nous faisons les choses dans les règles de l'art ! Avec le numéro de SIREN, le code NAF est aussi à noter. Et le nombre de la page, bien évidemment.
A retenir !
Beaucoup de choses ! Mais pas de panique ! C'était quelques astuces pour vous aiguillez à construire un une facture. Sachez que des applications / sites internet existent et qui nous permettent de nous simplifier la vie 😅
Tiime
Coover
Invoicehome
Abby
Et d'autres !
Pour plus d'info, j'ai trouvé des vidéos / articles qui parlent de ce sujet (mise à jour régulièrement) :
Et d'autres !
J'espère que ce blog pourra vous aider ! 🤜🤛
N'hésitez pas si vous avez des questions, des idées d'articles ou autre à m'en faire part dans la partie commentaire !
A bientôt pour la partie 3 et la dernière : Les bon de livraison ! 🙌
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